1. Âmbito de aplicação
Esta política tem como objetivo apresentar os compromissos da Yves Rocher Portugal em relação à gestão da privacidade de dados pessoais dos titulares com quem interage, assim como a conformidade para com o Regulamento Geral de Proteção de Dados, identificado com sendo o REGULAMENTO (UE) 2016/679 DO PARLAMENTO EUROPEU E DO CONSELHO de 27 de abril de 2016.
Tendo em conta o inventário de dados pessoais da Yves Rocher Portugal, todos os dados considerados privados e/ou sensíveis são geridos de acordo com os requisitos do acima citado regulamento por forma a assegurar o cumprimento dos direitos dos respetivos titulares.
2. Confidencialidade e Privacidade dos dados pessoais
São considerados titulares de dados pessoais:
• Conselheiras(os) de Beleza
• Chefes de Grupo
• Chefes de Zona
• Colaboradores contratados pela empresa
• Fornecedores e prestadores de serviços
Os dados pessoais e/ou sensíveis colocados à custódia da Yves Rocher são acedidos por colaboradores formalmente autorizados a realizar tais tarefas, e que apenas utilizam esses dados para atividades que sejam previamente autorizadas pelos seus titulares através de consentimento prévio, informado e livre.
Significa assim que, no enquadramento do nosso compromisso de garantia de privacidade dos dados pessoais, será assegurada também a respetiva confidencialidade.
A garantia de confidencialidade é realizada através da celebração, com os colaboradores da Yves Rocher Portugal, de acordos para proteção de dados pessoais a que acedem e tratam no decurso das suas atividades profissionais.
3. Identificação do responsável pelo tratamento de dados pessoais
O responsável pelo tratamento de dados pessoais é a Yves Rocher (Portugal) Cosméticos S.A., com sede na Zona Industrial da Maia I, Setor II, Rua do castanhal n.º 256, Gemunde, 4475-122 Maia, com o número único de matrícula e pessoa coletiva 501 756 191.
4. Recolha, processamento, partilha e retenção de dados pessoais
a. Recolha de dados pessoais
Os dados pessoais podem ser recolhidos de forma direta, através das seguintes formas:
• Registos em formulários de inscrição de Conselheira(o) de Beleza ou Chefes de Grupo
• Contratos de prestação de serviços para Chefes de Zona
• Contratos e outros formulários anexos para colaboradores
• Contratos para prestação de serviços de entidades externas ao grupo Yves Rocher
• Em ferramentas informáticas com ou sem presença da Internet
Yves Rocher Portugal – Política de Gestão da Privacidade dos Dados Pessoais
Podem ainda ser recolhidos dados pessoais de Conselheiras(os) de Beleza indiretamente através das(os) Chefes de Grupo e das(os) Chefes de Zona, que, no entanto, executam essa função sob responsabilidade da Yves Rocher Portugal.
Não será executado qualquer outro método de recolha de dados pessoais indireta.
A Yves Rocher Portugal assume que em caso algum um formulário manual ou informatizado terá opções previamente preenchidas, sendo todas as alternativas selecionadas pelo titular dos dados.
A recolha de dados pessoais será sempre minimizada para as atividades da empresa estritamente necessárias ao seu interesse legítimo comercial e do grupo internacional em que se insere.
A recolha de dados pessoais sensíveis só será realizada para os casos estritamente necessários e justificáveis pela legislação em vigor, nomeadamente para o caso de medicina no trabalho.
b. Processamento de dados pessoais
Os dados pessoais autorizados pelos respetivos titulares serão utilizados pela Yves Rocher Portugal para o estrito objetivo de sustentar as suas atividades comerciais e as obrigações legais decorrentes.
Tais atividades incluem:
• Registo, tratamento, entrega e reclamação de encomendas;
• Interação telefónica ou informatizada com os titulares de dados pessoais para tratamento de assuntos de interesse mútuo;
• Envio de “newsletters” e mensagens SMS para os titulares que autorizarem tal prática para efeitos de campanhas comerciais, eventualmente complementadas com contato telefónico para tratamento de assuntos de interesse mútuo;
• Processamento de candidaturas a emprego, gestão de cadastro de colaboradores, vencimentos, transferências bancárias, medicina no trabalho e outros motivos legalmente estabelecidos associadas a estas atividades;
• Processamento de comissões de vendas e outros, faturas de fornecedores e outros motivos legalmente estabelecidos associados a estas atividades;
• Processamento de dados pessoais associados a atividades de prestadores de serviços externos.
A utilização de dados para efeitos de criação e utilização de perfis de vendas ou indicadores de produtos, regiões ou tendências nunca incluirá dados pessoais.
c. Partilha de dados pessoais
A partilha de dados pessoais será feita, para os objetivos estritamente necessários e autorizados pelos titulares de dados pessoais, como suporte do desenvolvimento das atividades da Yves Rocher Portugal, incluindo:
• Autoridades legais portuguesas
• Autoridade(s) de controlo para a proteção de dados pessoais
Yves Rocher Portugal – Política de Gestão da Privacidade dos Dados Pessoais
• Grupo Rocher
• Medicina no trabalho
• Cobrança de dívidas
• Serviços de entregas de encomendas
• Serviço de Direct Mailing
• Serviços de entrega de “newsletters” e mensagens SMS
Toda e qualquer necessidade adicional será alvo de um pedido complementar de consentimento informado aos respetivos titulares de dados pessoais.
Estas partilhas de dados serão integralmente realizadas no espaço europeu.
Tendo em conta estes princípios, os dados pessoais podem assim ser transmitidos a subcontratantes, que, através da formalização de um acordo específico para cada caso, se prometem a cumprir os controlos de segurança necessários em conformidade com as determinações desta política.
d. Retenção de dados pessoais
A Yves Rocher Portugal, para cada finalidade de tratamento apresentada, conserva os dados pessoais recolhidos, pelos prazos máximos indicados em seguida:
Por retenção entende-se o armazenamento seguro de dados, em formato digital ou em papel, sob responsabilidade da Yves Rocher Portugal, assegurando as condições de longevidade e utilização em função do tempo definido.
5. Direitos dos titulares
A Yves Rocher Portugal assegura que todos os titulares de dados terão condições de exercer os seus direitos, previstos e descritos pelo regulamento, tendo para este efeito sido nomeado um Encarregado de Proteção de Dados (EPD).
No caso das Conselheiras(os) de Beleza, Chefes de Grupo e Chefes de Zona, deverão ceder à área reservada do site da Yves Rocher Portugal em www.yves-rocher.pt/pt-pt, para a alteração de dados pessoais.
Qualquer titular terá ao seu dispor o contacto com o EPD da Yves Rocher Portugal através do envio de email para o endereço dpo.yrpt@yrnet.com, que poderá ser usado também para a colocação de questões e para o exercício dos seus direitos.
No caso de ser necessário apresentar uma reclamação deve ser utilizado o endereço de e-mail reclamacao.yrpt@yrnet.com.
No caso de ser identificada uma violação de privacidade, o titular poderá comunicar por esta mesma via ou diretamente com a autoridade de controlo que selecionar.
Na sequência dos registos de reclamação ou violação de privacidade, a Yves Rocher Portugal assegura a execução de um procedimento de comunicação com o titular, informando-o atempadamente e de acordo com o estipulado pelo acima identificado regulamento, em cada passo do tratamento da sua reclamação, e no estrito cumprimento dos prazos e condições definidos pelo regulamento.
6. Funções e Responsabilidades
A Direção da Yves Rocher Portugal tem como função assegurar que a presente política está alinhada com a estratégia da empresa e do grupo internacional em que se insere, assim como a sua melhoria contínua.
O Encarregado de Proteção de Dados tem como função assegurar a continua conformidade para com os requisitos do regulamento, que todos os direitos dos titulares estão a ser cumpridos e que são operacionalizados os controlos de segurança adequados para estes objetivos.
Todos os colaboradores da Yves Rocher Portugal, assim com os seus subcontratantes, têm a responsabilidade de cumprir e fazer cumprir os compromissos desta política.
7. Revisão e melhoria contínua
Esta política será revista pelo menos anualmente, ou sempre que existirem alterações significativas no inventário de dados pessoais e/ou nos suportes informáticos ou documentais que sustentam a garantia dos direitos dos titulares.
Cada uma destas revisões dará origem a uma nova versão deste documento.
8. Divulgação e publicação
Esta política será divulgada a todos os titulares de dados pessoais que interagem com a Yves Rocher Portugal e disponível sempre que solicitada, uma vez que a informação que contem está classificada como de acesso público.
Estará disponível para consulta através da Internet, seja no nosso Website institucional, nas ferramentas na Internet de suporte ao negócio e também nas redes sociais onde a empresa tem presença.
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